Každý z nás se cítí bezradný, když odešle e-mail a ten se mu vrátí. Hlodá v nás zvědavost, co to znamená. A začneme se logicky ptát: „Proč mail nedorazil? Udělali jsme něco špatně? Co teď dělat?“ Pravdou je, že pokud mail nedorazí tam, kam má, není to téměř nikdy chyba odesílatele. Prvním krokem k tomu, abyste zabránili opakovanému vracení vašich e-mailů, je pochopit, co to vracení se ve skutečnosti je.

Co je to e-mail bounce?

Posíláte marketingový nebo komerční e-mail a nedorazil tak, jak má? Pak jste se právě nyní setkali s e-mail bounce.

Existuje mnoho důvodů, proč se váš e-mail na požadovanou adresu nedoručil. Nejdůležitější je mít na paměti, že nedoručení může plýtvat vaším časem a úsilím a může také negativně ovlivnit doručitelnost vašich dalších e-mailů. To znamená, že pokud máte vysokou míru opuštění, servery se začnou domnívat, že vaše e-maily jsou nedůvěryhodné a mohou je automaticky začít blokovat.

Proto je důležité nedoručené e-maily sledovat a čistit. Než se k tomu dostaneme, probereme si typy vracení e-mailů.

Dva hlavní typy e-mailových zpráv

Existují dva typy vracení e-mailů – měkké vrácení a tvrdé vrácení. Zatímco jeden je dočasný, druhý je trvalý.

Co je to měkké vrácení (soft bounce)?

Takzvané soft bounce, tedy měkké vrácení, znamená, že vámi zadaná e-mailová adresa je správná a zpráva byla doručena do doručené pošty příjemce, přesto se vrátila, protože jeho e-mailová schránka byla plná, server byl zrovna v tu dobu mimo provoz nebo byla vaše zpráva příliš velká pro doručenou poštu příjemce.

Měkké vrácení je bráno za dočasnou situaci, protože ji lze napravit tím, že si příjemce vyčistí svou e-mailovou schránku, opraví server nebo vy zmenšíte velikost svého newsletteru.

Co je to tvrdé vracení e-mailů (hard bounce)?

Tvrdé vrácení e-mailů znamená, že je e-mailová adresa neplatná nebo neexistuje. V tomto případě se jedná o trvalý problém a je nutné takovou adresu vymazat z vašeho seznamu.

7 důvodů, proč se e-maily nedoručují

1. Neexistující e-mailová adresa

Jestliže se vám e-mail vrátí z důvodu neexistující e-mailové adresy, může být v zadané e-mailové adrese překlep, nebo jej osoba přestala používat. Může se také stát, že adresát schválně uvedl falešnou adresu, což je možné, pokud něco nabízíte online výměnou za jeho e-mail. V takovém případě je nutné kontrolovat kontakty a zjistit, zda v e-mailové adrese nejsou zjevné překlepy. Pokud ne, zkuste se ke kontaktu dostat jiným způsobem a potvrdit adresu.

2. Nedoručitelný e-mail

Jestliže jsou vaše e-maily vráceny do kategorie „Nedoručitelné“, znamená to, že přijímající e-mailový server je dočasně nedostupný, je přetížen, nebo nebyl nalezen. Server, který nelze najít, může procházet údržbou, mohl selhat. Takže to může znamenat pouze čekání a později mail opět zkusit odeslat.

3. Schránka plná

Jestliže váš kontakt má ve své doručené poště tolik e-mailů, že už nemůže přijímat další, vaše e-maily se vám vrátí do té doby, než pro ně bude uvolněné místo. Někdy se to stává v případě, že adresát svou schránku nepoužívá. Stejně jako u neexistující e-mailové adresy můžete chtít navázat kontakt prostřednictvím sociálních sítí, telefonu, pošty a zkontrolovat, zda je adresa stále platná.

4. Dovolená/Automatická odpověď

Především v době dovolených nastává potíž s doručováním e-mailů. Příjemce, pokud nemá možnost kontroly e-mailů, nechává poštu neotevřenou a váš e-mail vám může být v takovém případě vrácen. V takovém případě berte na vědomí, že váš e-mail byl doručen úspěšně do doručené pošty. Věnujte pozornost tomu, jak často tato e-mailová adresa končí v této kategorii. Pokud ubíhají měsíce a daná osoba se nevrátila z dovolené, můžete zvážit odebrání kontaktu.

5. Blokovaný e-mail

Jestliže jsou vaše e-maily umístěny v kategorii „Blokováno“, přijímající server příchozí e-maily zablokoval. To se často stává ve vládních institucích nebo ve školách, kde jsou servery přísnější, co se týče přijímání komerčních e-mailů. Jestliže tato situace nastane, nezbývá nic jiného, než se s vybraným kontaktem spojit a požádat ho, aby váš e-mail zařadil do seznamu Safelist.

6. Jiné

V této kategorii jsou zařazeny vrácené e-maily, které serveru nedávají důvod k vracení zpráv. To může znamenat, že se e-mail vrátil z některého z výše uvedeného důvodu nebo kvůli něčemu úplně jinému. Je důležité sledovat i tyto kontakty, abyste viděli, zda se vracející se e-maily stále opakují.

Co musíte udělat, abyste snížili míru nedoručitelných e-mailů

Nedoručitelné e-maily rozhodně nejsou pro váš e-mailový marketing dobrý. Mají negativní dopad na doručitelnost a úspěšnost vašich e-mailových kampaní. Sledujte pozorně všechny své nedoručené maily. Pokud se z některých adres opakovaně vracejí, je na čase udělat další krok.

Odeberte e-mailovou adresu ze seznamu

Adresy, které se doporučují k odstranění, zahrnují:

• Neexistující adresy
• Nedoručitelné odrazy
• Pozastavené adresy

Nejlepší způsob, jak odstranit tyto adresy ze svého seznamu e-mailů, je odhlásit jejich odběr. Pak si můžete u příjemce ověřit, zda se jeho adresa změnila a případně mu poslat odkaz na vstupní stránku pro generování potenciálních zákazníků, ve které si může provést registraci pomocí své nové e-mailové adresy.

Pokud si nejste jisti, které adresy se vám často vracejí, můžete se podívat do kategorie „Doporučeno k odstranění“. Pravidelně kontrolujte tento seznam a odeberte nebo aktualizujte kontakty s přetrvávajícími problémy s doručitelností.

Začněte řešit nedoručení e-mailů

Vracení e-mailů se objeví celkem rychle poté, co odešlete svou novou e-mailovou kampaň. Takže je snadné najít ty adresy, které vyžadují vaši pozornost.

Začněte tím, že exportujete svůj e-mailový přehled o nedoručených e-mailech. Opravte a aktualizujte všechny adresy, které se mohly vrátit kvůli překlepům. Znovu na tyto adresy odešlete e-mail. Pokud se vám opět e-mail vrátí, odeberte je ze svého seznamu. Pak už stačí provádět kontrolu vašich přehledů a rychlého čištění všech opakujících se vrácených e-mailů. Držte krok s nedoručenými e-maily. Jedině tak si zajistíte, že ze svého e-mailového marketingu vytěžíte maximum! Zdroj: marketingland.com, facebook.com, cpcstrategy.com

Autor: Vlastimil Malík

Foto zdroj: pixabay.com