Nastavení automatické odpovědi - návod

Platí pro PPC Profits a SEO Consult

Pokud používáte dvě firemní e-mailové schránky (PPC Profits a SEO Consult), je potřeba nastavit automatickou odpověď pro každou samostatně.

Doporučujeme vše nastavovat přes webový Outlook, kde máme tento postup vyzkoušený a funkční.

1. Nastavení dovolené – PPC Profits

Otevřete Outlook na webu.
Přihlaste se ke svému firemnímu účtu.
Vpravo nahoře klikněte na ozubené kolečko (nastavení).
Přejděte do sekce Účet → Automatické odpovědi.
Zapněte Automatické odpovědi.
Zaškrtněte možnost odesílání pouze během určitého časového období.
Nastavte datum a čas začátku i konce dovolené.
Vyplňte text automatické odpovědi včetně kontaktu na zastupujícího kolegu.
Zapněte také odesílání odpovědí mimo organizaci, aby oznámení dostávali klienti a další externí odesílatelé.
Klikněte na Uložit.

2. Nastavení dovolené – SEO Consult

POZOR: Toto je nejdůležitější část návodu.

Pokud máte SEO Consult připojený v Outlooku jako další sdílenou schránku, samotné přepnutí na složku SEO Consult v levém panelu nestačí! V takovém případě by se nastavení stále týkalo vaší hlavní schránky PPC Profits.

Správný postup:

Otevřete webový Outlook.
Úplně vpravo nahoře klikněte na svůj profil / iniciály / ikonku postavy, ve dle ikony nastavení. Pokud nemáte nastavený profilový obrázek, ikona vypadá takto:
Vyberte možnost Otevřít jinou poštovní schránku.
Zadejte svou e-mailovou adresu SEO Consult.
Klikněte na Otevřít.
SEO Consult se otevře v samostatném okně nebo kartě prohlížeče.
Ověřte, že pracujete skutečně se schránkou SEO Consult.
V tomto novém okně otevřete Nastavení → Účet → Automatické odpovědi.
Nastavte dovolenou stejně jako u PPC Profits, ale s textem a kontaktem na zástup pro SEO Consult.
Nastavení uložte.

Tímto postupem lze u samostatně existujících schránek nastavit rozdílné automatické odpovědi.

3. Kontrola správného nastavení

Po nastavení je potřeba provést jednoduchý test:

Z externího e-mailu, například Gmailu, odešlete testovací zprávu na svou adresu PPC Profits.
Pošlete druhou testovací zprávu na svou adresu SEO Consult.
Ověřte, že z obou schránek dorazí automatická odpověď.
Zkontrolujte, že každá odpověď obsahuje správný text a kontakt na zastupujícího kolegu.
Test musí proběhnout během nastaveného období automatických odpovědí.

Důležité: Automatická odpověď nepřijde při každém opakovaném e-mailu od stejného odesílatele. Outlook ji standardně odesílá danému odesílateli jen jednou během období nepřítomnosti.

4. Co dělat, pokud automatická odpověď nefunguje?

Nastavení SEO Consult mění také PPC Profits: Zkontrolujte, zda jste SEO Consult skutečně otevřeli přes „Otevřít jinou poštovní schránku“ v samostatném okně prohlížeče.
SEO Consult nejde otevřít: Obraťte se na správce Microsoft 365, aby prověřil oprávnění ke schránce.
Automatická odpověď nepřichází externím odesílatelům: Zkontrolujte, zda máte zapnuté odpovědi mimo organizaci.
Odpověď nepřichází při testu: Ověřte časové období, uložení nastavení a případně proveďte test z jiné e-mailové adresy.
Obě adresy stále sdílejí stejné nastavení: Je nutné ověřit, zda skutečně jde o dvě samostatné schránky, a ne pouze o dva aliasy jednoho účtu.